eTwinningin tietosuojakäytäntö

Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto (DG EAC), koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) sekä eTwinning-maiden kansalliset tukipalvelut (NSS) ja eTwinning Plus -maiden tukipalvelut (PSA) ovat sitoutuneet turvaamaan yksityisyytesi.

eTwinning.net-sivuston kautta kerättäviä henkilötietoja käsitellään joko kansallisella tasolla, jolloin rekisterinpitäjä on joko NSS tai PSA, tai Euroopan unionin tasolla, jolloin rekisterinpitäjä on EACEA. 

Kaikkia henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

  • EU:n tasolla sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725[1] luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä. 
  • Kansallisella tasolla Euroopan unionin jäsenmaissa ja Euroopan talousalueella (ETA) sovelletaan yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR)[2]. Kaikki kansallisten tukipalvelujen valvonnassa suoritettu henkilötietojen käsittely noudattaa sen säännöksiä.
  • Muissa kuin EU- tai ETA-maissa henkilötietoja käsitellään sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukaisesti, paitsi jos käsitellään EU- tai ETA-maan asukkaiden henkilötietoja. Tällöin sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Seuraavassa tietosuojaselosteessa kerrotaan periaatteet, joiden mukaan DG EAC, EACEA, NSS ja PSA keräävät, hallinnoivat ja käyttävät asianosaisten henkilöiden henkilötietoja eTwinningissä. 

Arvostamme luottamustasi ja haluamme varmistaa, että ymmärrät henkilötietojesi suojaamista koskevat periaatteemme ja käytäntömme eTwinning-hankkeessa.

EUN Partnership aisbl (jäljempänä European Schoolnet) vetää eTwinningin keskustukipalvelua (CSS) EACEA:n toimeksisaajana, ja osana tehtäviään se ylläpitää eTwinning-alustaa, jolla noudatetaan alla esitettyä tietosuojakäytäntöä.

1. Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä (rekisterinpitäjä)? 

EU:n tasolla – eTwinning.net

Käsiteltäessä tietoja EU:n tasolla rekisterinpitäjä on koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA).

Käsittelystä vastaavaksi henkilöksi on nimetty EACEA:n yksikön A5 päällikkö:

Head of Unit A5 of EACEA 

Education, Audiovisual and Culture Executive Agency

Avenue du Bourget 1, BE-1049 Brussels

Sähköposti: eacea-eplus-etwinning@ec.europa.eu

Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot 

Käsiteltäessä tietoja kansallisella tasolla (esimerkiksi kansallista toimintaa järjestettäessä, katso jäljempää), rekisterinpitäjiä ovat kyseiset tukipalvelut (eTwinning-maiden ja eTwinning Plus -maiden tukipalvelut).

Tukipalveluissa henkilötietojen käsittelystä vastaavien henkilöiden yhteystiedot ovat saatavilla näillä sivuilla: NSS ja PSA

2. Mitä henkilötietoja käsitellään ja miten?

EU:n tasolla – eTwinning.net

Seuraavassa on tyhjentävä luettelo henkilötiedoista, joita käsitellään eTwinningin yhteydessä.

a) Pakolliset tiedot

Rekisteröityjän tiedot: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi, asema koulussa (jos opettaja, opetettavat aineet), viestintäkieli tai -kielet, oppilaiden ikäryhmä, käyttäjän kuvaus.

Koulun tiedot: koulua koskevat tiedot, kuten koulun virallinen nimi, osoite, paikkakunta, sähköpostiosoite, alue ja maa.

Koulun rehtorin tiedot: etu- ja sukunimi, työsähköpostiosoite.

b) Vapaaehtoiset tiedot (näitä tietoja voi toimittaa, jos osallistut aktiivisesti eTwinning-toimintaan):

Rekisteröityjän tiedot: eTwinning Liven kontaktiluettelo, projektiluettelo, rekisteröityjän kuva, valokuvia ja muita alustan käyttöön liittyviä tietoja.

Muut tiedot: Rekisteröityjät voivat osallistua myös projektien TwinSpace-tiloihin, eTwinning-ryhmiin, oppimistapahtumiin ja verkkotapahtumiin. Tällöin rekisteröityjä voi lähettää tietoa niihin osallistumista varten. Kyseisten alustojen käyttöoikeus on ainoastaan niiden rekisteröityneillä jäsenillä. Jäsenet voivat lähettää myös muita tietoja alustaa käyttäessään sekä julkaista viestejä ja muuta aineistoa foorumeilla, blogeissa ja alustan muissa osioissa.

Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot

Seuraavia henkilötietoja käsitellään eTwinningin yhteydessä.

a) Pakolliset tiedot - EACEA toimittaa eTwinning.net-sivuston kautta

Rekisteröityjän tiedot: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi, asema koulussa (jos opettaja, opetettavat aineet), viestintäkieli tai -kielet, oppilaiden ikäryhmä, käyttäjän kuvaus.

Koulun tiedot:: koulun virallinen nimi, osoite, paikkakunta, sähköpostiosoite, alue ja maa.

Koulun rehtorin tiedot: etu- ja sukunimi, työsähköpostiosoite.

b) Tekniset tiedot: Käyttäjät antavat tiedot itse verkkolomakkeilla eTwinning.net-sivuston eri osioista, ja ne ovat kansallisten tukipalvelujen käytettävissä.

c) Paikan päällä järjestettäviä tapahtumia koskevat tiedot: Osallistujat voivat osallistua lähiopetuksena järjestettävään ammattitaitoa kehittävään toimintaan. Tällöin heiltä voidaan pyytää lisätietoja (esimerkiksi matkajärjestelyihin) näihin tilaisuuksiin osallistumista varten.

3. Mitä tarkoitusta varten käsittelemme tietojasi? 

EU:n tasolla – eTwinning.net

Tietojen käsittely on tarpeen, jotta voidaan

  • tarjota tietoa rekisteröityjen toiminnasta eTwinningissä ja sen ulkopuolella verkkoyhteisön toiminnan järjestämiseksi ja ylläpitämiseksi
  • antaa rekisteröidyille mahdollisuus löytää kumppaneita ja perustaa projekteja
  • tarjota tietoa rekisteröityjen eTwinning-projekteista
  • ylipäänsä mahdollistaa eTwinningin rekisteröityneiden käyttäjien vuorovaikutus ja yhteistyö keskinäisen luottamuksen ja kunnioituksen hengessä
  • mahdollistaa ja edistää seuranta- ja tutkimustoimia.

Kun käyttäjä rekisteröityy eTwinningiin, hän voi myös tilata eTwinningin uutiskirjeen.

Rekisteröityjien tiedot vahvistaa kansallisella tasolla kyseisen maan tukipalvelu (NSS tai PSA).

Koostettuja tilastotietoja kerätään säännöllisesti. Näitä ovat muun muassa käyttäjien määrä tiettynä ajanjaksona, opettajien suosimat aiheet tai maat sekä tilien käyttö.

Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot

eTwinning-tukipalvelut käyttävät eTwinning.net-sivustolle lähetettyjä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • käyttäjän ilmoittamien henkilötietojen vahvistaminen
  • kansallisen eTwinning-toiminnan edistäminen
  • kansallisten uutiskirjeiden ja ilmoitusten levittäminen
  • lehdistötiedotteet
  • kurssi- ja tapahtumailmoittautumiset
  • kyselytutkimukset.

Käyttäjä voi ottaa yhteyttä myös suoraan tukipalveluihin pysyäkseen ajan tasalla eTwinning-toiminnasta. Jos käyttäjä ottaa yhteyttä suoraan tukipalveluihin, henkilötietoja käytetään ainoastaan viesteihin vastaamiseen tai rekisteröitymisen hallintaan.

4. Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietojasi? 

EU:n tasolla

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (säädetään unionin oikeudessa) (asetus 2018/1725, 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).

  • Erasmus+: unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelma, perustettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU) N:o 1288/2013, joka on annettu 11 päivänä joulukuuta 2013 ja kumoaa päätökset N:o 1719/2006/EY, 1720/2006/EY ja 1298/2008/EY (EUVL L 347, 20.12.2013, s. 50–73)
  • Komission täytäntöönpanopäätös, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta ja päätöksen 2009/336/EY kumoamisesta (2013/776/EU): 3 artiklan 1 kohdan a alakohta.
  • Palvelusopimukset 2017-3597, 2017-3598 ja 2017-3599 koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston ja EUN Partnership AISBL:n välillä.

Käsittely, johon ei sovelleta edellä mainittuja oikeusperusteita, perustuu rekisteröidyn suostumukseen (asetus (EU) 2018/1725, 5 artiklan 1 kohdan d alakohta).

Kansallisella tasolla

  • Avustussopimus, jonka ovat allekirjoittaneet EACEA ja NSS tai PSA.
  • Oman maan tukipalvelusta (NSS/PSA) saa tietoa kyseisessä maassa sovellettavasta lainsäädännöstä.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

EU:n ja kansallisella tasolla

Tilastoihin ja tutkimustarkoituksiin liittyviä tietoja säilytetään koko eTwinningin olemassaolon ajan koostetussa, nimettömässä muodossa.

Käyttäjän profiiliin liittyviä tietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan käyttäjän viimeisestä sisäänkirjautumisesta. Kun viimeisestä sisäänkirjautumisesta on kulunut vuosi, käyttäjäprofiili poistuu automaattisesti käytöstä, eli se ei enää näy muille käyttäjille tai ulkomaailmalle. Käyttäjälle ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on otettu pois käytöstä ja että hän voi ottaa tilin uudelleen käyttöön kirjautumalla taas sisään. Toinen ja viimeinen muistutus lähetetään kahden vuoden kuluttua ensimmäisestä, ja siinä ilmoitetaan käyttäjälle, että kolmen vuoden kuluttua käyttäjän viimeisestä kirjautumispäivästä hänen profiilinsa poistetaan lopullisesti käytöstä. Kaikki henkilötiedot muutetaan tällöin nimettömiksi.

Tilin voi ottaa pois käytöstä tai poistaa kokonaan ottamalla yhteyttä keskustukipalveluun (ks. kohta 6 alla) osoitteessa helpdesk@etwinning.net.

Jos käyttäjä pyytää profiilinsa poistamista käytöstä tai profiili poistetaan käytöstä automaattisesti, mitään tietoja ei jää näkyviin muille eTwinningin käyttäjille. Tiedot säilytetään vain nimettömässä muodossa, jossa niitä ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön. Jos käytöstä poistetun profiilin käyttäjä haluaa jatkaa alustan käyttämistä, hänen on rekisteröidyttävä uudelleen. Tiedot jäävät koostetussa muodossa EACEA:n, Euroopan komission, kansallisten tai alueellisten kouluviranomaisten, eTwinningin toteutuksesta vastaavien viranomaisten (keskus- ja kansalliset tukipalvelut) ja muiden kolmansien osapuolten (ks. kohta 6) käyttöön yksinomaan tutkimus- ja seurantatarkoituksiin rekisterinpitäjän luvalla.

6. Kenellä on pääsy henkilökohtaisiin tietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

EU:n tasolla – eTwinning.net

Edellä mainittuja tarkoituksia varten pääsy tietoihin on vain seuraavilla:

  • eTwinningin rekisteröityneet käyttäjät (kirjautuessaan sisään) voivat nähdä muista käyttäjistä seuraavat tiedot: kaikki tiedot, paitsi käyttäjien sähköpostiosoitteet ja koulun johtajan tiedot.
  • EACEA, Euroopan komissio: kaikki tiedot.
  • Valtuutettu henkilöstö organisaatiosta, joka EACEA:n toimeksiannosta toteuttaa eTwinningiä, ts. keskustukipalvelu (European Schoolnet): kaikki tiedot.
  • NSS ja PSA: rekisteröityjien tiedot vain kunkin maan käyttäjien osalta.

Jos NSS tai PSA sijaitsee EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, henkilötietojen siirtäminen tehdään asianmukaisten suojatoimien mukaisesti siten kuin on esitetty EACEA:n ja tukipalvelun välisessä avustussopimuksessa. Käyttäjä voi pyytää jäljennöksen näistä suojatoimista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään jäljempänä ilmoitetulla tavalla.

Osa käyttäjien antamista tiedoista on esillä – vasta sen jälkeen kun he ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa – eTwinning-portaalin julkisessa osiossa (eTwinning.net), joten kyseiset tiedot ovat vapaasti saatavilla internetissä. Tällöin käyttäjällä on oikeus poistaa tietonsa. Julkiseksi tulevia tietoja ovat erityisesti seuraavat:

Rekisteröityneen tiedot: etu- ja sukunimi, koulu johon kuuluu. eTwinning-lähettiläiden osalta myös käyttäjän kuva näytetään julkisesti.

Koulun tiedot: koulun virallinen nimi, paikkakunta, alue, maa.

Projektin tiedot: nimi, kuvaus, kielet, oppilaiden ikäryhmä, kumppanien tiedot, rekisteröimispäivä ja päättymispäivä (jos tiedossa).

Muut eTwinning-alustan käyttäjien antamat tiedot (esim. foorumi- ja keskusteluviestit, tiedostot ja kuvat) näkyvät vain kyseisen portaalin osion rekisteröityneille käyttäjille, (esim. eTwinning-ryhmät, Learning Lab, TwinSpace).

Tiettyjen tietojen siirtäminen kolmansille osapuolille (esim. tutkimuskeskuksille ja yliopistoille) voidaan sallia rekisterinpitäjän nimenomaisella luvalla, mutta tiedot siirretaan nimettömässä muodossa.

Henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointitarkoituksiin.

Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot

Kohdassa 3 mainittuja tarkoituksia varten pääsy tietoihin on vain seuraavilla:

  • Kansalliset tukipalvelut (NSS, PSA), eTwinningin kansallisen tason toteutuksesta vastaavat kansalliset tai alueelliset viranomaiset, jotta ne voivat pitää yhteyttä oman maansa käyttäjiin. Kullakin tukipalvelulla on pääsy oman maansa käyttäjien henkilötietoihin.

Täydellinen ja päivitetty luettelo maista ja kaikista tukipalveluista on saatavilla näillä sivuilla: NSS ja PSA

7. Kuinka suojaamme henkilötietosi?

EU:n ja kansallisella tasolla – eTwinning.net

Kerätyt henkilötiedot ja kaikki niihin liittyvät tiedot on tallennettu palveluntarjoajan (European Schoolnet) turvallisille palvelimille.

Palveluntarjoajan kanssa tehty sopimus sisältää tietosuojaa koskevan sopimuslausekkeen sen varmistamiseksi, että tietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Palveluntarjoajan tietokonekeskusten toiminta noudattaa sopimuksen mukaisesti Euroopan komission turvallisuustoiminnan pääosaston tämäntyyppisille palvelimille ja palveluille vahvistamia turvallisuusmääräyksiä ja -ohjeita.

Kansalliset tukipalvelut (NSS ja PSA), jotka haluavat käsitellä tietoja kansallista toimintaa varten, käyttävät keskustasolla säilytettäviä tietoja.

8. Mitkä ovat henkilötietoja koskevat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus

  • pyytää pääsyä henkilötietoihin, joita säilytämme sinusta
  • pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai korjata ne itse profiilissasi
  • pyytää tietyin edellytyksin henkilötietojesi poistamista
  • pyytää tietyin edellytyksin henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa koska tahansa henkilötietojesi käsittelyä omaan tilanteeseesi liittyvillä perusteilla
  • pyytää tietojesi siirtämistä toiseen organisaatioon yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirto järjestelmästä toiseen)
  • peruuttaa suostumuksesi koska tahansa.
  • Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan tilanteeseesi liittyvillä perusteilla asetuksen (EU) 2018/1725 23 artiklan mukaisesti.

    Sinulla on myös lain mukaan oikeus olla joutumatta itseäsi koskevan automaattisen päätöksenteon kohteeksi (päätökset, jotka tehdään täysin koneellisesti).

    EU:n tasolla – eTwinning.net

    Jos haluat käyttää oikeuksiasi EU:n tasolla, useimmissa tapauksissa (tietoihisi pääsy, niiden oikaiseminen, käsittelyn rajoittaminen tai sen vastustaminen) voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään (EACEA), ks. kohta 1.

    Jos haluat poistaa tietosi eTwinningistä, voit ottaa yhteyttä keskustukipalveluun osoitteessa helpdesk@etwinning.net.

    Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot

    Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelyä koskevista oikeuksistasi tai niiden käyttämisestä kansallisen tukipalvelun osalta (niiden kansalliset eTwinning-sivustot ja/tai uutiskirjeet ja ilmoitukset), voit ottaa yhteyttä kyseisen maan rekisterinpitäjään (yhteystiedot kohdassa 1).

    9. Sinulla on oikeus nostaa kanne henkilötietoihin liittyvissä riita-asioissa

    EU:n tasolla – eTwinning.net

    Jos henkilötietojen suojaamiseen liittyvissä kysymyksissä ilmenee ongelmia, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllä mainitussa osoitteessa tai sähköpostitse.

    Voit myös ottaa yhteyttä EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteella eacea-data-protection@ec.europa.eu.

    Voit koska tahansa tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle: verkkosivusto http://www.edps.europa.eu.

    Kansallisella tasolla – kansalliset eTwinning-sivustot

    Jos henkilötietojen suojaamiseen liittyvissä kysymyksissä ilmenee ongelmia, voit ottaa yhteyttä kansalliseen rekisterinpitäjään (yhteystiedot kohdassa 1).

    Jos koet, että tietosuojaa koskevia oikeuksiasi on loukattu, voit ottaa yhteyttä sen maan tietosuojaviranomaisiin, jossa olet itse tai jossa tukipalvelut sijaitsevat.


    1. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018,. luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti) (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).
    2. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) (EUVL L 119, 4.5.2016, s. 1–88). 

  • Data privacy